En un mundo digital, como es el actual, disponer de un sistema de identificación electrónica para poder comunicarse con la Administración se antoja imprescindible.
A modo de ejemplo, el artículo sobre la reciente extensión de la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas relativas a determinadas prestaciones de la Seguridad Social, publicado en este mismo blog, pone de manifiesto lo que ya es una realidad y nos anticipa lo que nos depara el futuro a corto y medio plazo: el fin de la Administración física, que se va viendo reducida en favor de la Administración Electrónica.
Sin embargo, constatamos que aún muchos clientes (especialmente particulares) desconocen muchos aspectos de los sistemas de identificación electrónica.
¿Qué sistemas de identificación electrónica existen?
Los medios de autenticación electrónica en el procedimiento administrativo están regulados principalmente por los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (LPACAP). Podemos distinguir los siguientes:
- Certificados electrónicos cualificados (FNMT, DNIe, certificados de representante).
- Sistemas de clave concertada (Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente).
- Otros sistemas de identificación que la Administración considere válidos, siempre que garanticen la identidad del usuario y cumplan los requisitos técnicos y de seguridad.
¿Qué clase de certificados digitales existen?
Dentro de los certificados electrónicos cualificados podemos diferenciar según:
La Autoridad de Certificación (AC)
Es quien emite los certificados electrónicos. Podemos citar, a modo de ejemplo:
- La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
- La Dirección General de la Policía (DGP), dependiente del Ministerio del Interior, en el caso del DNI electrónico (DNIe).
- Camerfirma, S.A., que nació de la Autoridad de Certificación de las Cámaras de Comercio de España y, actualmente, se encuentra participada por ellas.
- ANF AC, que es una entidad privada.
La forma jurídica del titular del certificado digital
- Certificado digital de persona física: El que se emite a un ciudadano y permite acreditar la identidad (trámites personales ante AEAT, TGSS, DGT, SEPE, otorgamiento de apoderamiento apud acta, etc.). No sirve para actuar en nombre de una empresa o entidad, ni para su representación mercantil o administrativa. Sus emisores habituales son la FNMT, DGP (DNIe), Camerfirma y ANF AC.
- Certificado digital de persona jurídica: El titular es la persona jurídica (sociedad mercantil, asociación, fundación, cooperativa, etc.). Sirve para identificar a la entidad, no a una persona concreta. Permite la presentación de documentos firmados por la entidad (no por un representante). Por lo tanto, no sirve para actuar como representante legal de la entidad ni para firmar actos que requieran identificación personal del administrador. Sus emisores habituales son la FNMT, Camerfirma y ANF AC.
- Certificado digital de representante de persona jurídica: El titular es una persona física (administrador, apoderado) que actúa en nombre de una persona jurídica (SL, SA, SLL, SLA, S. comanditaria por acciones, S. colectiva, S. comanditaria simple, asociación, fundación, cooperativa, etc.). Permite acreditar la identidad personal y la representación legal de la empresa. Sirve para la presentación de impuestos de la empresa (AEAT); realizar trámites ante TGSS, DGT, Registro Mercantil, Junta, Ayuntamientos; firma de contratos y documentos en nombre de la sociedad; y acceder a sedes electrónicas como representante legal. En cambio, no sirve para otorgar poderes apud acta (solo persona física), ni para representar entidades sin personalidad jurídica (CB, herencias yacentes, comunidades de propietarios). Sus emisores habituales son la FNMT, Camerfirma y ANF AC.
- Certificado digital de representante de entidad sin personalidad jurídica: El titular es la persona física que representa a una entidad sin personalidad jurídica (comunidad de bienes, herencia yacente, comunidad de propietarios, Unión Temporal de Empresas (UTE), sociedad civil no inscrita, etc.). Permite presentar impuestos de la entidad, realizar trámites ante las Administraciones y firmar documentos en nombre de la entidad. No sirve para trámites que exigen personalidad jurídica (Registro Mercantil), otorgar apoderamiento apud acta (solo persona física) ni para actuar como representante de una sociedad mercantil. Su emisor habitual es la FNMT.
| Tipo de certificado | Emisor | Titular | Vigencia | Uso principal |
|---|---|---|---|---|
| Persona física | FNMT, DGP (DNIe), Camerfirma, ANF AC | Ciudadano | 4–5 años | Trámites personales, firma, apud acta |
| Persona jurídica | FNMT, Camerfirma, ANF AC | Empresa / entidad | 2 años (FNMT) | Identificación de entidad, sello electrónico |
| Representante de persona jurídica | FNMT, Camerfirma, ANF AC | Administrador / apoderado | 2–4 años | Trámites de empresa, firma en nombre de la sociedad |
| Representante de entidad sin personalidad jurídica | FNMT | Representante de CB, comunidad, herencia | 2 años | Trámites AEAT de entidades sin personalidad |
¿Qué diferencia hay entre la Cl@ve PIN y la Cl@ve Permanente?
- Cl@ve PIN: Es un código temporal, válido 10 minutos, ideal para trámites puntuales. Se obtiene un PIN que se genera cada vez mediante SMS o app Cl@ve (tras registro previo). Está concebida para accesos esporádicos o trámites rápidos. No permite firmar documentos.
- Cl@ve Permanente: Es una contraseña estable, válida indefinidamente, adecuada para uso frecuente y permite Cl@ve Firma. Su obtención requiere registro único (con certificado digital, DNIe o presencial) y creación de una contraseña fija. Está concebida para usuarios frecuentes que acceden a varias sedes electrónicas a lo largo del año. Sí permite firmar documentos.
Ambas tienen un nivel alto de seguridad. Mientras Cl@ve PIN se basa en contraseña + SMS temporal, la Cl@ve Permanente se basa en contraseña fija + posibilidad de doble factor (2FA). En la primera, si no se usa durante 2 años, el registro caduca y hay que reactivarlo. En cambio, la segunda no caduca mientras no se revoque.
| Característica | Cl@ve PIN | Cl@ve Permanente |
|---|---|---|
| Duración | 10 minutos | Indefinida |
| Obtención | SMS/app cada vez | Registro único + contraseña |
| Uso ideal | Trámites puntuales | Trámites frecuentes |
| Firma electrónica | No | Sí (Cl@ve Firma) |
| Seguridad | Alta | Alta + 2FA opcional |
| Caducidad del registro | 2 años sin uso | No caduca |
Nuestra recomendación
Aconsejamos a todos nuestros clientes, con independencia de su forma jurídica (personas físicas, jurídicas, entidades sin personalidad jurídica) y de su condición (particulares, autónomos, emprendedores, empresas, etc.) que dispongan de certificado digital.
En el caso tanto de las personas físicas (los emitidos por FNMT y DGP (DNIe)) como de las entidades sin personalidad jurídica (emitidos por la FNMT) no tienen ningún coste, salvo que, en el caso de las primeras, se opte por video identificación, en lugar de hacerlo presencialmente.
En cambio, los certificados de persona jurídica y representante de persona jurídica sí que lo tienen. Por supuesto, este es un gasto fiscalmente deducible si estas desarrollan una actividad económica.
¿Te ayudamos?
En InnovaPlus Asesores podemos asesorarte sobre el certificado digital que mejor se adapte a vuestras necesidades, cómo obtenerlo y renovarlo, y las medidas de seguridad que debéis adoptar para conservarlo y usarlo.
Además, no olvides que detrás de cada trámite o gestión subyace un procedimiento administrativo, con unos requisitos, unos plazos y, a veces, unos costes (tasas, precios públicos, etc.) que conviene dominar. Incluso, si hace falta atender un requerimiento, subsanar, formular alegaciones o impugnar, se antoja imprescindible contar con un profesional bien formado y con experiencia a tu lado.
Recuerda que, incluso el propio legislador, consciente de ello, reconoce el derecho del interesado en un procedimiento administrativo a actuar asistido de asesor cuando lo considere conveniente en defensa de sus intereses (art. 53.1.g de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
En InnovaPlus Asesores, queremos ayudarte y ser tus asesores, para que tú puedas despreocuparte y que ese trámite o gestión se resuelva eficaz y rápidamente.
