Las personas físicas tenemos el derecho de elegir en todo momento la forma de comunicarnos con las Administraciones Públicas para el ejercicio de nuestros derechos y obligaciones, pudiendo optar por medios electrónicos o no (Art. 14 de la Ley 39/2015, LPACAP).
A pesar de ello, la Seguridad Social, desde el 2 de octubre de 2020, convirtió en obligatorias las notificaciones electrónicas para los solicitantes o perceptores de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
Ahora, avanza otro paso más. A partir del pasado 1 de septiembre de 2026, fecha en la que entró en vigor la Orden ISM/541/2026, se amplían las prestaciones respecto a las que las notificaciones serán obligatoriamente electrónicas.
¿Qué prestaciones se ven afectadas?
- Incapacidad temporal (bajas médicas).
- Incapacidad permanente.
- Lesiones permanentes no incapacitantes.
Respecto a la primera, la incapacidad temporal, esto comprende lo relativo a la solicitud de pago directo del subsidio, el procedimiento de determinación de contingencia, las recaídas, el control y la impugnación de altas médicas.
Además, las notificaciones relativas a las revisiones de oficio, reclamaciones previas y ejecución de sentencias, respecto a las anteriores prestaciones, también serán obligatoriamente electrónicas.
La norma justifica esta excepción, respecto al derecho del ciudadano a optar por comunicarse con la Administración por medios electrónicos o no, en que el colectivo de personas beneficiarias de dichas prestaciones, que se encuentra entre los 25 y 40 años, utiliza habitualmente y de forma generalizada medios electrónicos.
Esto supone que, a partir de ahora, todas aquellas personas que soliciten o estén percibiendo estas prestaciones dejarán de recibir las notificaciones por vía postal (en papel) y pasarán a recibirlas exclusivamente de forma electrónica, a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social o de la app Import@ss.
Para acceder es imprescindible que el interesado disponga de certificado digital o cl@ve.
¿Qué pasa si no accedo a tiempo?
Una cuestión muy importante es que, desde que la Seguridad Social pone la notificación a disposición del interesado en sede electrónica, este dispone de un plazo de 10 días naturales para acceder a ella. Si no lo hace, una vez transcurrido ese plazo, se le tiene por notificado igualmente, iniciándose el plazo para atender lo requerido, subsanar, alegar, impugnar, etc.
¿A quién afecta este cambio?
En la práctica, cualquier trabajador, en algún momento a lo largo de su vida laboral, puede encontrarse en esta situación.
También, este cambio afectará a los empresarios, dado que es probable que pueda traducirse en gestiones más lentas, prórrogas de bajas mal resueltas, o incluso problemas para justificar ausencias si surgen controversias respecto a las fechas de alta o baja. Al final, toda esa incertidumbre terminará repercutiendo en la gestión del personal.
Excepciones a la notificación electrónica
La norma es consciente de que todo el mundo no maneja ni se desenvuelve igual de bien en la Administración electrónica, ni está obligado a disponer de los medios para acceder a esta. A fin de no generar una indefensión, ni marginar a esa parte de la población, establece que, a pesar de la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas para las prestaciones anteriormente indicadas, la Administración de la Seguridad Social podrá practicar notificaciones y comunicaciones no electrónicas en los siguientes supuestos:
- Cuando el interesado o su representante comparezca espontáneamente en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) y así lo solicite personalmente en ese momento.
- Cuando, para asegurar la eficacia de la actuación administrativa, resulte necesario practicar la notificación o comunicación por entrega directa de un empleado público de la administración notificante.
- Cuando resulten incompatibles con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.
- Cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico para practicar el aviso de la puesta a disposición de la comunicación o notificación en la Sede electrónica de la Seguridad Social.
La atención en los CAISS para ello no precisará de cita previa. Sin embargo, se limitará a entregar la notificación o comunicación, sin ninguna aclaración o posibilidad de resolver dudas.
Nuestras recomendaciones
Ante esta nueva realidad, te aconsejamos lo siguiente:
- Comprueba que tu móvil y dirección de correo electrónico estén actualizados en Import@ss. Si bien los avisos por SMS o email son meramente informativos, pueden ayudarte a saber que tienes una notificación o comunicación pendiente de leer. Aquí tienes el enlace a Import@ss.
- Ten siempre disponible un sistema de identificación digital activo: Certificado digital, cl@ve o DNI electrónico. Sin uno de estos, no vas a poder acceder a consultar la notificación.
- Entra con cierta regularidad en la sede electrónica de la Seguridad Social mientras tengas abierto un proceso de los anteriormente citados, por si no recibes o se te pasa el aviso informativo de que tienes una notificación pendiente.
- Si tienes empleados, considera avisarles de este cambio, sobre todo a los que estén actualmente de baja médica o tengan previsto estarlo.
Y recuerda que, aunque te relaciones electrónicamente con la Administración, tienes unos derechos que esta debe respetar.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes cualquier proceso de incapacidad temporal o permanente abierto, y no sabes si has recibido alguna notificación o quieres que revisemos tu situación concreta, en InnovaPlus estamos especializados en ello: desde la tramitación de la prestación, hasta su impugnación, ya sea en vía administrativa o judicial.
Y, si tienes trabajadores de baja, ahora, más que nunca, es imprescindible contar con el asesoramiento de un Experto en Relaciones Laborales para gestionar cualquier controversia que surja al respecto, gestionar el absentismo laboral y evitar que termine cristalizando en un conflicto laboral.
Recuerda que, ahora, los plazos pueden jugar en tu contra, así que no te confíes. No lo dejes para última hora.
